Representación legal de la empresa Vs. Suplencia de la representación legal de la empresa

PREGUNTAS:

1. ¿Lori Humberto Jhonas podía ejercer válidamente la representación legal de la empresa

Flores E.U. como suplente a través de la suscripción de un préstamo y dejando como

garantía un título valor? Argumente su respuesta.

NO, Lori Humberto Jhonas NO podía ejercer válidamente la representación legal de la empresa Flores E.U. como suplente a través de la suscripción de un préstamo y dejando como garantía un título valor. El argumento consiste en dos partes:

- PRIMERO: Legalmente Lori Humberto sí es representante legal suplente, seguramente registrado ante la Cámara de Comercio correspondiente.

- SEGUNDO: No obstante, él NO podía ejercer válidamente la representación legal de la empresa porque Juanito Piedrahita seguía ejerciendo como gerente de la empresa Flores EU además Juanito "no estaba fuera de la ciudad ni tenía incapacidad o impedimento que pudiese constituir falta absoluta, temporal o accidental que le hubiera impedido celebrar los negocios concernientes", según el mismo caso que, además, recuerda en su parágrafo que el gerente tendrá un suplente que lo remplazará con las mismas facultades en sus faltas absolutas, temporales o accidentales.

2. ¿Qué elementos de existencia y validez podrían alegarse sobre los actos jurídicos

realizados por Lori Humberto Jhonas?

- Falta de capacidad: Lori actuó sin recibir la facultad para hacerlo en ese momento, ya que el gerente principal estaba en funciones.

- Vicio en el consentimiento: Se podría argumentar que la empresa Flores E.U. nunca consintió válidamente el préstamo, ya que fue obtenido mediante un abuso de poder por parte del gerente suplente, quien incurrió en el dolo como vicio del consentimiento, de acuerdo con el artículo 1508 del Código Civil Colombiano.

- Objeto ilícito: El préstamo se utilizó para fines personales de Lori, situación que se consideraría como un objeto ilícito porque su acción va en contra de las reglas, de acuerdo con el artículo 1519 del Código Civil Colombiano.

- Causa ilícita: La intención de Lori de beneficiarse personalmente a través de un préstamo a nombre de la empresa se consideraría una causa ilícita, conforma con el inciso segundo del artículo 1524 del Código Civil Colombiano.

- Conflicto de intereses: El hecho de que Lori sea socio y representante legal suplente de la empresa acreedora genera un claro conflicto de intereses, situación que invalidaría el préstamo, ya que este conflicto ocurre cuando se presentan "circunstancias que configuren un verdadero riesgo de que el discernimiento del administrador se vea comprometido", así lo define la página 7 de la Guía Conflicto de Intereses de la Superintendencia de Sociedades.

CONCLUSIONES: 

• La única finalidad de la suplencia es reemplazar al titular en sus ausencias.
• Es imposible que actúen de manera conjunta o concomitantemente el titular y el suplente, puesto que para que la suplencia pueda desempeñar el cargo es requisito indispensable la ausencia de la titularidad.
• La representación legal puede ejercer sin importar el lugar físico donde esté y, por consiguiente, no es su ausencia material lo que faculta a la suplencia para asumir el cargo de representación legal, sino la imposibilidad de la representación legal de desempeñar sus funciones correspondientes. 
• La suplencia deberá abstenerse de celebrar cualquier acto que involucre a la compañía, ya que la suplencia carece de capacidad para ello, a menos los estatutos o un pronunciamiento de la junta de socios emitido con base en las disposiciones contractuales, otorguen al suplente facultades especiales para representar a la sociedad.
• Se considera administrador al representante legal, el liquidador, los miembros de las juntas o consejos directivos, el factor y quienes de acuerdo con los estatutos detenten o ejerzan funciones administrativas.
• Se considerarán administradores a los suplentes de los administradores, sin perjuicio de que solo puedan llegar a responder por sus deberes como tal, cuando en casos de ausencia temporal o definitiva de los principales, actúen efectivamente.
• Legalmente, los suplentes de los administradores tienen el mismo estatus que los administradores principales.
• En términos prácticos, esto implica que los suplentes pueden tener responsabilidades y obligaciones similares a las de los administradores principales.
• Aunque los suplentes son considerados administradores, su responsabilidad se activa principalmente cuando reemplazan a los administradores principales.
• Sólo cuando el suplente remplaza al principal y toma acciones administrativas, es que se le pueden exigir responsabilidades.
• Mientras el suplente evite tomar acciones administrativas, no se le pueden exigir las mismas responsabilidades que al administrador principal.
• La inscripción del suplente en el registro mercantil le otorga la legitimidad para actuar como representante legal (dato importante para la segunda pregunta), de acuerdo con el artículo 442 del Código de Comercio de Colombia.

FUENTES DE LA INFORMACIÓN

1. - https://www.supersociedades.gov.co/preview_search_result/-/asset_publisher/y8cpLFNLRnDt/document/id/4688838#_com_liferay_asset_publisher_web_portlet_AssetPublisherPortlet_INSTANCE_y8cpLFNLRnDt_infoPanelId_4688816 

2. Página 4 del oficio 220-060152 del 18 de marzo de 2024 de la Superintendencia de Sociedades:

"........estando instituida la suplencia con la única finalidad de reemplazar al titular en sus ausencias, es del caso tener en cuenta, que de acuerdo con el diccionario de la Real Academia de la Lengua, suplencia es "acción y efecto de suplir una persona a otra y también el tiempo que dure esta acción", lo que permite aseverar que en ningún caso es factible que actúen de manera conjunta o concomitantemente el titular y el suplente, puesto que para que éste pueda desempeñar el cargo es requisito indispensable la ausencia de aquel. 

Al aceptar una persona el nombramiento como representante legal, esta condición le persigue sin importar el lugar físico donde se encuentre y por consiguiente no es su ausencia material lo que faculta al suplente para asumir el cargo, sino la imposibilidad de desempeñar las funciones correspondientes. 

Al aceptar una persona el nombramiento como representante legal, esta condición le persigue sin importar el lugar físico donde se encuentre y por consiguiente no es su ausencia material lo que faculta al suplente para asumir el cargo, sino la imposibilidad de desempeñar las funciones correspondientes. Por tanto, a menos que estatutariamente o por un pronunciamiento de la junta de socios emitido con base en las disposiciones contractuales, se hayan otorgado al suplente como tales facultades especiales para representar a la sociedad, el mismo deberá abstenerse de celebrar cualquier acto en el que se pretenda involucrar a la compañía, ya que él carece de capacidad para ello.

3. Capítulo V de la Circular Básica Jurídica Nro. 100-000008 del 12 de julio de 2022 de la Superintendencia de Sociedades:

5.1. Concepto de administrador. Se considera administrador al representante legal, el liquidador, los miembros de las juntas o consejos directivos, el factor y quienes de acuerdo con los estatutos detenten o ejerzan funciones administrativas. Por lo anterior, no se trata solo de un tema de nominación del cargo sino del alcance de las funciones que a estos funcionarios corresponden. Así mismo, también se considerarán administradores a los suplentes de los administradores, sin perjuicio de que solo puedan llegar a responder por sus deberes como tal, cuando en casos de ausencia temporal o definitiva de los principales, actúen efectivamente. Podrán ser administradores tanto personas naturales como jurídicas. En el caso de las últimas, la responsabilidad sobre el cumplimiento de los deberes y obligaciones recaerá sobre la persona jurídica y sobre quien actúe como su representante legal.”. (Subrayado fuera del texto)

4. Artículo 442 del Código de Comercio de Colombia: <CANCELACIÓN DE REGISTRO ANTERIOR DE REPRESENTANTE LEGAL CON NUEVO NOMBRAMIENTO>. <Artículo CONDICIONALMENTE exequible> Las personas cuyos nombres figuren inscritos en el correspondiente registro mercantil como gerentes principales y suplentes serán los representantes de la sociedad para todos los efectos legales, mientras no se cancele su inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento.

Trabajo presentado por:

URIEL MARTÍNEZ PEÑA

Estudiante de tercer semestre de Derecho

Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

¿CUÁL ES EL CASO?

En la Notaría 22 de Montería se constituyó una empresa unipersonal denominada Flores E.U. para la decoración y preparación de fiestas y dar en alquiler sitios para eventos recreativos. En la cláusula octava de los estatutos del acta en la que se constituyó la empresa se estableció que:

» El propietario de Flores E.U. podrá delegar la administración de los negocios, su

representación legal y el uso de la firma en un gerente, quien podrá actuar a nombre de

la empresa sin limitación. Parágrafo: el gerente tendrá un suplente que lo remplazará con

las mismas facultades en sus faltas absolutas, temporales o accidentales.

• Como gerente de la empresa Flores E.U. se nombró al señor Juanito Piedrahita y

como suplente al señor Lori Humberto Jhonas.

• Dos años después de la constitución de la empresa, el gerente Juanito Piedrahita

compró una casa vacacional en la ciudad de Medellín en el conjunto residencial

Quintas de San Antonio a nombre de Flores E.U., esta compra la hizo con capital de la

empresa y con conocimiento del propietario, quien estuvo de acuerdo con la compra

de la propiedad pues el objetivo es usarlo para Airbnb y los pagos inscribirlos como

ingresos de la empresa.

• Un año más tarde el gerente Juanito Piedrahita compró un lote vecino al mismo

conjunto residencial, también a nombre de la empresa Flores E.U., y en la escritura de

compraventa se englobó este lote a la casa previamente adquirida. Este lote se usaría

para que los usuarios de la propiedad principal parquearan sus vehículos. Al predio

englobado se le asignó el folio de matrícula número 542.871.689.

• Paralelamente a la compra del lote por parte de Juanito Piedrahita, el señor Lori

Humberto Jhonas, actuando como gerente suplente, solicitó a otra empresa un

préstamo de consumo de dinero por 20 millones de pesos y dejó como deudor a

Flores E.U., pero uso el dinero para gastos personales. La empresa que dio el crédito,

es decir, la acreedora es Negocios en Crecimiento S.A., de la cual Lori es socio y

representante legal principal.

• El señor Juanito Piedrahita, para el momento del préstamo, no estaba fuera de la

ciudad ni tenía incapacidad o impedimento que pudiese constituir falta absoluta,

temporal o accidental que le hubiera impedido celebrar los negocios concernientes al

giro ordinario del objeto social de su representada, tanto así que realizó la compra del

lote de la empresa Flores E.U. en las mismas fechas.

• Con fundamento en esos hechos la empresa Flores E.U. que puede hacer respecto de

ellos actos de Lori Humberto: demandante solicitó la nulidad del mencionado negocio

de constitución de hipoteca.